السجلات المكتبية وكيفية العمل بها
تقوم المكتبة بدور فعال في نشر المعرفة البشرية عن طريق مقتنياتها من كتب – صحف – مجلات- ووسائل تعليمية وحتى يمكن حصر هذه المقتنيات وتنظيم تداولها يقوم أخصائي المكتبة بعملية تسجيل هذه المقتنيات مستخدما في ذلك عدة سجلات يؤدي كل سجل منها الغرض الذي وضع من أجله 0
السجلات الأساسية :-
**************
1- سجل قيد الكتب ( دفتر يومية المكتبة)
2- سجل قيد المترددين على المكتبة
3- سجل الاستعارات الخارجية للمدرسين
4- سجل المطبوعات الدورية
5- سجل إحصاء النشاط المكتبي
السجلات الفرعية
************
أما السجلات الفرعية التي يحتفظ بها فهي لاتقل أهمية عن السجلات الأساسية وهي متعددة ومنها :-
1) سجل اجتماعات لجنة المكتبة
2) سجل اجتماعات جماعة أصدقاء المكتبة
3) سجل الميزانية
4) سجل منهج المهارات المكتبية و حصة المكتبة
5) سجل قيد الوسائل التعليمية
6) سجل حركة الرصيد الفعلي على أقسام المعرفة للكتب العربية
7) سجل المناظرات
سجل المحاضرات
9) سجل الندوات
10) سجل المسابقات
11) سجل الإذاعة
12) سجل معارض الكتب ولوحات العرض الأسبوعية أو نصف الشهرية وفي المناسبات المختلفة
وسوف نتناول بشيء من التفصيل كل سجل من هذه السجلات
1- سجل يومية المكتبة
يعد من أهم سجلات المكتبة لأنه بالنظر إليه يمكن معرفة حجم المكتبة ومتى أنشأت ومقدار ما خصم وما تلف وما استبعد وما فقد أيضا
هو دفتر مالي يختم بخاتم شعار الجمهورية
لا يجوز الكشط أو المحو أو الشطب أو تغيير البيانات في هذا السجل باعتباره سجل عهدة وسجل مالي
الكتب التي تشطب من عهدة المكتبة نتيجة للفقد أو التلف أو الإهداء أو الإعادة للمخازن بعد عمل الإجراءات اللازمة يؤشر أمامها بالمداد الأحمر في خانة الملاحظات بما يفيد ذلك ودون شطب الرقم العام للكتاب
2- سجل قيد المترددين على المكتبة
يشرف أحد الطلبة على سجل المترددين على المكتبة خصوصا أثناء الفسحة ويسجل به أسماء كل من يدخل إلى المكتبة بغرض الاستعارة أو الإطلاع أوعمل الأبحاث ولابد أن يكون صورة صادقة لحركة العمل في المكتبة
فائدته: تنقل وتكتب بيانات المترددين على المكتبة في سجل إحصاء النشاط المكتبي من هذا السجل
يفضل إذا دخل فصل بأكمله يكتب في المسلسل العدد كله في سطر واحد حيث أن الغرض من الزيارة واحد
3- سجل الاستعارات للمدرسين والعاملين بالمدرسة
وهو من السجلات المخزنية ويجب ختم صفحاته بخاتم شعار الجمهورية
مخصص لقيد الكتب التي تعار للمعلمين وجميع العاملين بالمدرسة ولا يستخدم للطلبة
وتراعى التعليمات الموجودة بأول السجل
4- سجل المطبوعات الدورية
1- تقيد به المجلات والمطبوعات التي تصدر بصفة دورية ومن هنا جاء عنوان السجل
2- يجب عمل كشاف في صفحة الغلاف الداخلي وتوضح به أسماء وعناوين هذه الدوريات ورقم الصفحة المقيد بها
3- المجلات التي تتعرض للأحداث الجارية والمعرفة العامة دون تخصص معين مثل الشباب وعلوم المستقبل المصور اللواء الإسلامي 000 تحتفظ بها المكتبة مدة عامين وبعد ذلك تقوم المكتبة بإنزال هذه الدوريات من العهدة بعد الاستفادة منها في عمل أرشيف المعلومات والألبومات ويكون هذا بقرار من لجنة المكتبة
4- أما المجلات التربوية والمتخصصة مثل العلم – ديوجين – صحيفة المكتبة - صحيفة التربية 00 التي ترى اللجنة ضرورة الاحتفاظ بها في المكتبة فأنها تجمع وتجلد كل سنة على حدة وتقيد في سجل اليومية ويؤشر في الدفتر بما يفيد نقلها من سجل المطبوعات الدورية إلى سجل اليومية ويعامل معاملة الكتاب 0
5- سجل إحصاء النشاط المكتبي
1-الهدف منه الوقوف على سير الخدمة المكتبية بالمدرسة عن طريق الأرقام المثبتة في هذا السجل
2- هذا السجل لا يؤدي الغرض منه ما لم تصحبه دراسة تحليلية لهذه الأرقام
3- ولابد للجنة عمل دراسة تحليلية من النواحي الآتية :-
أسباب ضعف الإقبال على نوع معين من الكتب
معرفة أسباب قلة المترددين على المكتبة في فترة معينة من السنة
الإقبال غير الطبيعي على نوع معين من الكتب
وكذلك الميل غير الطبيعي للابتعاد عن نوع أخر
يراعى عمل الرسوم البيانية والجداول والخرائط الإحصائية التي
توضح تطور النشاط المكتبي
يجب أن يكون القيد في هذا السجل أولا بأول
ومطابقا للواقع
يحرر من أصل وصورتين ترسل واحدة للتوجيه وتحتفظ المكتبة بالأخرى
يعتبر هذا السجل صورة واضحة للمكتبة إذ يدون به كل البيانات وعدد المستعيرين والمترددين
والندوات والمحاضرات والندوات وجميع الأنشطة الثقافية والرصيد الفعلي وعدد الكتب المشتراة
والواردة من المخازن وغيرها من البيانات ترى لجنة المكتبة ضرورة تسجيلها
ودراستها إحصائيا للوقوف على معوقات العمل
ومحاولة تذليل الصعاب التي تعترض الخدمة المكتبية.
منقول
من طرف 
