دراسات الجدوى

دراسات الجدوى

دراسة الجدوى


تمهيد


سوف تتناول نشاطات دراسة الجدوى، والتي يمكن اتباعها بشكل منطقي متناسق. نبدأ بتعريف دراسة الجدوى، والهدف من دراسة الجدوى، ثم أوجه دراسة الجدوى الفنية، والاقتصادية، و التنظيمية، والجدولة، والقانونية، والبيئية. ولكل من هذه الم راحل اهميته في تكوين النظام، وتعريفه، وتنظيمه.

1. تعريف دراسة الجدوى

هي تقويم البدائل المتاحة واختيار البديل الذي يعتبر النظام المقترح لحل مشكلة أو مشاكل النظام الحالي.

فالجدوى هي فحص للنظام الحالي وتقويم له وتقديم النصيحة والتوعية بجدوى نظام مقترح، أي بمعني آخر أنها اختبار للنظام المقترح على ضوء عمله، ومقابلته لمتطلبات المستخدم، للاستخدام الفعال للموارد، وبالطبع فعالية التكلفة وهنا ينبغي أن نذكر أنه يجب القيام بهذه الدراسة قبل الالتزام بأي تعديل أو تغيير في النظام الحالي.

1.1 الهدف من دراسة الجدوى

1.تمكن الإدارة من اتخاذ القرار.

2. هي نقطة اتخاذ القرار.

3. تحدد النظرة للمشروع.

4.تحدد نجاح أو فشله المشروع.


- أوجه دراسة الجدوى

تعطي الدراسات الكاملة لجدوى المشروع في جميع النواحي الفنية، والاقتصادية، والتشغيلية، والبيئية، والقانونية للمشروع – ولابد من استيفاء كل هذه النواحي بصورة مرضية حتى تتحقق الأهداف المرجو تحقيقها من المشروع المعني. وقد يؤدي إهمال دراسة أي وجهة من هذه الوجهات إلى فشل المشروع ككل، حتى ولو كانت النواحي الأخرى مستوفاة.

1.2 الجدوى الفنية

تعنى الجدوى الفنية بتحديد مزايا النظام القائم وعيوبه، ومزايا النظام المقترح من حيث العناصر التالية:
سهولة الحصول على المعدات المطلوبة من حيث التكلفة والخدمات والصيانة.

المرونة الكافية لاستيعاب المتغيرات المتوقعة في المستقبل.
إمكانية إيجاد الكوادر الفنية وتوظيفها من دون مشكلة.
سهولة الإجراءات والتطبيق والإنجاز ودقة النتائج.
إمكانية دخول تقانة المعلومات بكل سهولة.
أمن المعلومات ووقايتها من التلف أو التزوير أو التعديل.

2.2 الجدوى الاقتصادية

الهدف من الجدوى الاقتصادية هو تسهيل عملية اتخاذ القرار الخاص بإحداث التقدير، أو التغيير أو التبديل في النظام القائم، أو تطوير نظام آخر جديد، فعلى الأقل يجب أن تكون المنافع مساوية للتكاليف.

يجب تحديد التكلفة رقميا للنظام المقترح، وبيان إنتاجية الأرباح والعوائد، وأرباح النظام القديم ، فإذا أثبتت الدراسة ان مزايا النظام الجديد اعلى من مزايا النظام القديم من حيث التكلفة والعوائد والإنتاجية وقابلية التطبيق ، سارعت الإدارة إلى اتخاذ القرار لصالح بناء النظام المقترح.

1.2.2 تكاليف موارد النظام

تشتمل موارد النظام على نوعين من التكاليف هي:

أ. تكاليف تدفع مرة واحدة.

ب. تكاليف متكررة.

أ. التكاليف التي تدفع مرة واحدة هي:

تكاليف بناء النظام.
تكاليف تركيب وتحويله النظام.
تكاليف إعداد الموقع.
تكاليف أجهزة النظام.
تكاليف البرمجيات " المختلفة.


ب. التكاليف المتكررة

تكاليف إعداد ومعالجتها البيانات.
تكاليف التشغيل والصيانة.
تكاليف الرقابة على البيانات والمعلومات.
تكاليف إدارة النظام.


2.2.2 منافع موارد النظام

وتشمل منافع موارد النظام ما يلي:

وفورات التكاليف (في تكاليف التشغيل والصيانة ).
زيادة الإيرادات من خلال إضافة طاقة تشغيل جديدة واستخدام أكفأ الموارد.


أ) المنافع الملموسة :-

وهي عبارة عن الوفر في التكاليف، أو الزيادة في الإيرادات، والتي يمكن قياسها والتعبير عنها آليا بالوحدات النقدية ومثال ذلك:

يمكن قياس أثر وفورات التكاليف نتيجة لتخفيض العمالة عن طريق حساب مرتبات الذين تم الاستغناء عنهم.





ب- المنافع غير الملموسة :

هي المنافع التي يصعب قياس قيمتها بسهولة مثل:

1. تقليل أخطاء المدخلات والتشغيل.

2. المعلومات الأفضل لاتخاذ القرار.

3. تحسين الرقابة على الأداء.

4. التقارير الأكثر ملاءمة لجميع المستويات الإدارية.

5. الطاقة الأكبر القادرة على تحويل البيانات إلى معلومات.

6. المرونة الأكثر في الاستجابة للتغييرات.

7. زيادة إنتاجية العمال.

8. تحديث السجلات وفقا لعمليات أكبر .

9. التكامل والنمطية الأكثر في عمليات الإنتاج.

10. التعامل الأسرع مع العملاء.

11. القدره الأكبر على المنافسة وزيادة عدد العملاء.

12. رغم صعوبة تقدير قيمة المنافع غير الملموسة إلا أنه يجب القيام بهذا التقدير بأكبر دقة ممكنة .

3.2.2 كيفية تحديد مدى الجدوى الاقتصادية:

حصر التكلفة الكلية المادية لكلا النظامين، الحالى والمقترح وعناصرها.

المنافع :

وتشمل الآتي:

o تخفيض التكاليف.

o تقليل الأخطاء.

o زيادة المرونة.

o زيادة سرعة النشاط.

o تحسين الأداء الإداري في عمليات التخطيط والرقابة.

4.2.2 لتكاليف المرتبطة بالتعديلات

تشمل التكاليف المرتبطة بالتعديلات ما يلي :

تكاليف الشراء.
تكاليف الإعداد والتشغيل.والتدريب.
تكاليف التنفيذ والصيانة.
تكاليف المباني( إنشاء أو إيجار).
تكاليف الأثاثات والاتصالات و السكرتارية.
تكاليف الطباعة والبرمجة والاستشارات والدراسات والتحليل.
تكاليف الاشتراكات و الأعمال قانونية.


مجموع هذه التكاليف = تكاليف بناء النظام + تكلفة التشغيل السنوية.

بعد تحديد تكلفة النظام يتم حصر العوائد السنوية ويشمل ذلك:

العوائد المنظورة+ العوائد غير المنظورة

هذا و تشمل ا لعوائد الآتي



إذن مجموع العوائد المنظورة وغير المنظورة = إجمإلى العوائد المنظورة + العوائد غير المنظورة



فإذا كانت نتائج مجموع التكاليف ÷ إجمإلى مجموع العوائد (منظورة + غير منظورة) أقل من واحد يكون النظام طبقاً لتحليل التكاليف على العائد مجدياً اقتصادياً

بمعني 1 > مجموع التكاليف

مجموع العوائد

3.2 الجدوى التنظيمية

تتمركز الجدوى التنظيمية في الآتي:

‌أ. قبول المستفيد والمستخدم للنظام.

‌ب. دعم الإدارة للمشروع.

‌ج. متطلبات البيئة والتعامل معها.

ولدراسة هذه الوجهة لابد من استطلاع قبول العاملين بمختلف درجاتهم الوظيفية لتغيير النظام الجديد.





يمكن أن تصمم استبانة تشمل الآتي :



في النهاية إذا وجد أن النظام المقترح لا يحدث مؤثرات عكسية على الهيكل الإداري إضافة إلى تقبل العاملين للنظام الجديد، واهتمام الإدارة العليا بالنظام الجديد يكون هذا النظام مجدياً تنظيمياً، إذ أنه لا يتعارض مع السياسات التشغيلية للإدارة أوالفلسفة العامة للإدارة مثل تعديل هيكلة القوى العاملة، وتغيير أوضاع العاملين، والتحول من المركزية إلى اللامركزية، أو العكس .

4.2 جدوى الجدولة

هي ناحية هامة في دراسة الجدوى التشغيلية، إذ يجب أن تتم هذه التعديلات بدون إرباك في جدول التشغيل اليومي، وهذا يجيب على السؤال التالي:

1. هل يمكن تصميم وتنفيذه الحل في فترة زمنية مقبولة؟

2. يتم استخدام نماذج Pert,Cpm,Gantt في تحليل أثر التعديلات أو المتغيرات المقترحة على النظام.

3. إذا امتلكنا الخبرة الفنية هل تعتبر المواقيت النهائية معقولة؟

5.2 الجدوى القانونية والبيئية

هي الأخذ في الإعتبار للمعاملات المختلفة بين النظام وبين البيئة التي يعمل فيها النظام، أي لا يجب أن يكون نظام المعلومات عائقا نحو وفاء المنشأه بمسؤلياتها والتزاماتها القانونية نحو المجتمع.

6.2 الجدوى الاجتماعية

- هل النظام مقبول لدى المجتمع العريض.

- وما هو تأثير التغيرات على الناس .

الخط الأسفل Bottom line

كيف يتم اختيار الحل الأجدى ؟

ليس هذا دائما سهلاً فمواضيع التشغيل والجدوى الاقتصادية في معظم الأحيان متضاربة، والقرار النهائي يمكن أن يؤخذ بالجلوس مع المستخدمين النهائيين، وإعادة كتابة البيانات واختيار الخيار الأحسن من بين هذه الخيارات.



3. تقرير دراسة الجدوى

إن تقرير دراسة الجدوى يشمل الآتي:

1 . مقدمة

وتحوي هذه المقدمة ما يلي:

‌أ. وصف المنشأة.

‌ب. المشكلة التي حددت.

‌ج. مصادر المعلومات المستخدمة.

‌د. الطريقة التي اتبعت خلال الدراسة .

2. الخيارات الأساسية

وهي تلك الخيارات التي تم اعتبارها والمعايير التي استخدمت للتقويم.

3. عملية التقويم ومخرجاتها

وهي جداول أو مخططات يصف نتائج التقويم.

4. التوصية

ويكون للتوصية بالاستمرار، أو بعدم الاستمرار في عملية تطوير مشروع نظام المعلومات، مشفوعة بأدلة داعمة لذلك.

5. خاتمة

والخاتمة دائماً تلخص محتويات التقرير.
وتسترجع مرة اخري التوصيات.


6 . مرفقات

تصف المرفقات بالتفصيل ما يلي:

‌أ. المنشأة.

‌ب. طريقة جمع المعلومات.

‌ج. التحليلات التي تم عملها.

ملحوظة



مثال :

المطلوب عمل دراسة جدوى لنظام معلومات في منشأة خدمية.

ا لخطوات الأولى لعمل دراسة الجدوى يجب أن تقوم بالآتي:

1. تحديد المشكلة في المنشأة.

2. تحديد حجم المشكلة صغيرة أم كبيرة.

3. مقابلة الأشخاص المهمين، أي الذين لهم صلة بالمشكلة.

4. دراسة الوثائق ذات الصلة ويشمل ذلك:

‌أ. وثائق سياسات المنشأة.

‌ب. المذكرات.

‌ج. وثائق النظام الحإلى.

5 . تعريف البدائل:

تعريف المعايير التي تستخدم للتقويم والاختيار من بين البدائل المختلفة، هذه المعايير يجب أن تشمل تحليل التكلفة على المنفعة.

6. تقويم بعض الحالات غير الطبيعية وهذه يمكن أن تحوي متطلبات خاصة لبعض المستفيدين من النظام.

7 . تقييم البدائل وهو اختيار البديل الذي يبدو أكثر وعداً.

8 . كتابة التقرير الذي يصف:

‌أ. أهداف دراسة المشكلة.

‌ب. حدود المشكلة.

‌ج. الخيارات.

‌د. التوصيات.

9. توثيق عمل الفريق بإكمال التقرير.



بداية الدراسة :

في بداية الدراسة لابد أن تتأكد من الآتي

- من الأشخاص الذين ستجري معهم المقابلات.

- من ان تكون المقابلة مفيدة.

- جمع معلومات خلفية عن المنشأة (مجال عملها والنظام المراد دراسته).

- تخطيط جدول زمني للمقابلات.

مقابلات الشخصية :

- التأكد من معرفة ماذا تريد.

- حصر الأسئلة قبل المقابلة.

- أكتب الاجوبة لأسئلتك وأي معلومات أخرى بعد المقابلة.

تكون المقابلة الأولى للحصول على:

- المعلومات الخلفية.

- معلومات عامة عن النظام.

- الغرض والمشاكل.

- الفوائد المتوقعة.

- الحركات الرئيسية.

أن كل مشروع عمل دراسة جدوى يعتمد على:

تحديد المشكلة: ( 30% ).

- - كيفية بحث المشكلة.

- - مقابلة الأشخاص.

- - مدى صعوبة المشكلة.

البدائل والمعايير ( 30% ):

- هل أخذت البدائل في الاعتبار.

- مدى تعريف المعايير.

الدليل الداعم ( 20% ):

ويشمل ذلك الاشكال والجداول.

- تحليل التكلفة على المنفعة والمرفقات.

- كيفية دعم الدليل للتوصيل.

الغرض ( 20% ):

- - وضوح الغرض واللغة المستخدمة.

الحلول البديلة:

أ/ ماهي الحلول البديلة:

الوصول للحلول البديلة يتم عن طريق:

- تحديد المتطلبات في النظام الجديد.

- تجميع البدائل المختلفة.

- تقويم البدائل من حيث التكاليف والمنافع.

مقومات الحل المقترح:

- وصف شامل للبديل والنظام المقترح.

- تحديد وظائف النظام المقترح والعلاقات فيما بينها.

- الموارد المطلوبة لتنفيذ النظام المقترح.

- الجدول الزمني لتنفيذ النظام المقترح.

- توضيح مدى تحقيق هذا البديل لأهداف المنشأة .

- تحديد العوامل النوعية التي يجب أخذها في الاعتبار.

تقويم الحلول البديلة

لأختيار أفضل حل لابد من تقويم هذه البدائل على حيث قدرة كل بديل من الوفاء بالمتطلبات الأساسية، الواجب توافرها في البديل لحل المشكلة وهذه المتطلبات ستكون المعايير التي سيتم استخدامها في تصميم كل بديل .

يتم تحديد هذه المتطلبات بناء على الخصائص، والمواصفات الأساسية التي يجب توافرها في الحل الذي سيتم اختباره.

عند تعارض بعض المتطلبات يمكن ترتيب هذه المتطلبات حسب أهميتها من خلال إعطاء وزن أكبر للمتطلبات الأكثر أهمية.

مثال :نظام معلومات

يمكن تحديد متطلبات محددة لهذا الحل المقترح منها:

1- انخفاض التكلفة.

2- سهولة الاستخدام.

3- إمكانية الاعتمادية.

- ويمكن إعطاء وزن أكبر للمعيار الأول ( 50 نقطة)

- ثم وزن أقل من ذلك المعيار الثاني ( 40 نقطة)

- ثم وزن أقل من ذلك المعيار التإلى ( 30 نقطة)

‌أ. يتم اختيارالحل الامثل بناء على نتائج تقسيم الحلول البديلة باستعمال نفس المعايير.

‌ب. يمكن اختيار أو رفض البديل بناءً على عدد النقاط الإجمالية التي حصل عليها كل بديل.

‌ج. هنالك إمكانية اختبار البديل الذي يلي البديل الذي حصل على أعلى تقويم وذلك إما لأسباب مالية أو سياسية أو إستراتيجية أو قانونية .

‌د. مثال ذلك : يمكن أن تؤدي قيود الموازنة وعدم وجود التمويل الكافي إلى عدم اختيار البديل الأول مثلا

شكل ( 3.1 ) الوجهات المختلفة لدراسة الجدوى



الخلاصة

تناولت هذه الورقة نشاطات دراسة الجدوى والتي تم اتباعها بشكل منطقي متناسقاً بدءاً بتعريف دراسة الجدوى، والهدف من دراسة الجدوى، أوجه دراسة الجدوى الفنية والاقتصادية والتنظيمية والقانونية والبيئية.

وتعرفنا من هذه المراحل على أهميتها في تكوين النظام وتعريفه ومدى الاستفادة أو الخسارة التي يمكن أن نواجهها في النظام الجديد أو التعديل في النظام القديم.



مصطلحات

الجدوى الاجتماعية:

هي الدراسة التي تهتم بقول كافة أنواع المجتمع المختلفة للنظام.

الجدوى الاقتصادية:

وهي التي تهدف إلى تسهيل عملية اتخاذ القرار الخاص بإحداث التقدير، أو التغيير، أو التبديل في النظام القائم، أو تطوير نظام آخر جديد ،فعلى الأقل يجب أن تكون المنافع مساوية للتكاليف.

الجدوى التنظيمي:

وهي التي تبحث في أن النظام المقترح لا يحدث مؤثرات عكسية على الهيكل الإداري إضافة إلى تقبل العاملين للنظام الجديد واهتمام الادارة العليا بالنظام الجديد.

الجدوى الفنية:

تعنى الجدوى الفنية بتحديد مزايا النظام القائم وعيوبه ومزايا النظام المقترح من حيث العناصر التالية:

الجدوى القانونية والبيئية:

وهي التي تأخذ في الاعتبار المعاملات المختلفة بين النظام، وبين البيئة التي يعمل فيها النظام، أي لا يجب ان يكون نظام المعلومات عائقا نحو وفاء المنشأه بمسؤلياتها والتزاماتها القانونية نحو المجتمع.

جدوى الجدولة:

هي ناحية هامة في دراسة الجدوى التشغيلية، إذ يجب أن تتم فيها التعديلات بدون إرباك في جدول التشغيل اليومي ، وهذا يجيب على السؤال التالي:

هل يمكن تصميم الحل وتنفيذه في فترة زمنية مقبولة؟

دراسة الجدوى:

هي دراسة فحص وتقويم للنظام الحالي وتقديم النصيحة والتوعية بجدوى نظام مقترح، أي بمعنى آخر هي اختبار للنظام المقترح، على ضؤ عمله ومقابلته لمتطلبات المستخدم للاستخدام الفعال للموارد وبالطبع فعالية التكلفة.

_________

منقول